Организации, которые готовят отчетность не только в соответствии с российскими стандартами бухгалтерского учета, но и согласно корпоративной учетной политике на основе МСФО для материнской компании за рубежом, часто оказываются в ситуации, когда сроки закрытия корпорации отличаются от общепринятой российской практики. Золотым стандартом для компаний с головным офисом за границей является режим «быстрого закрытия» – а именно период до пяти рабочих дней месяца, следующего за отчетным; однако, поскольку в данный временной промежуток включается закрытие бухгалтерских регистров по всей корпорации, дочерние компании в России должны закрываться уже на второй-третий день. В таком случае особое значение приобретают инструменты, позволяющие проводить финансовое закрытие как можно быстрее и с минимальными усилиями – именно такое решение и предоставляет своим пользователям ERP-система Oracle NetSuite.

Настоящая статья посвящена анализу проблемных вопросов закрытия периода и подготовки консолидированной финансовой отчетности, а также обсуждению подходов к их решению, обеспечивающих максимальную скорость и надежность результатов.

/Перевод с английского на русский язык/
Автор: Скотт Бивер, старший менеджер по маркетингу продукции

Финансовое закрытие – это тяжкое бремя для работников финансовых отделов и бухгалтерии. Отслеживание информации из других департаментов, обеспечение регистрации всех транзакций, а также выявление и исправление ошибок – достаточно трудоемкие задачи, требующие много времени и усилий. Необходимость быстро закрыть бухгалтерские счета, чтобы предоставить финансовую отчетность вовремя, без ошибок и соблюдая все обязательные требования, только усугубляет стресс сотрудников.

К счастью, компании могут предпринять ряд шагов, чтобы сэкономить время, уменьшить количество ошибок и повысить эффективность при закрытии периода.

Ключи к более быстрому закрытию

• 1. Определить и делегировать. Задокументируйте каждый этап процесса и задачи, необходимые для их выполнения. В вашем списке должно быть указано, когда необходимо выполнить каждую задачу, где есть зависимости и в каком порядке. Затем возложите ответственность за выполнение отдельных задач на конкретных людей в отделе и обеспечьте их выполнение в срок. Это самый простой и самый надежный шаг, который компания может предпринять для улучшения процесса закрытия, и он должен быть стандартной практикой. К сожалению, обычно это не так.
  Руководители отделов бухгалтерии часто предполагают, что люди в их команде знают, что им нужно делать, поэтому задачи распределяются неформально. Этот подход может работать в небольшой компании с одним или двумя бухгалтерами, но он не будет масштабироваться по мере роста компании и увеличения количества транзакций, обрабатываемых каждый месяц.
• 2. Чаще сверяйте счета. Сверка счетов является фундаментальной частью процесса бухгалтерского учета и помогает обеспечить точный учет операций, правильные счета и их соответствие общепринятым принципам бухгалтерского учета (например, GAAP). Но хотя сверка – один из самых простых способов выявить ошибок, многие организации проверяют свои счета только ежемесячно. Отчасти потому, что более частая сверка не обязательна, а отчасти потому, что это обычно трудоемкая задача, в основном выполняемая вручную.
  Однако, сверка счетов в конце месяца лишь откладывает неизбежное, так как любые обнаруженные ошибки необходимо исправлять. Это увеличивает усилия, необходимые для закрытия бухгалтерских счетов, и в конечном итоге, задерживает процесс. Более частое выполнение сверок означает, что ошибки будут обнаружены раньше, и их можно будет устранить до начала процесса закрытия, что сэкономит время. Проблема в том, чтобы найти способ сделать это. Ключевым моментом является автоматизация процесса.
• 3. Минимизируйте ввод данных. Бухгалтерский учет требует точности, однако большинство бухгалтерских отделов продолжают вводить счета-фактуры поставщиков, платежи клиентов и другие данные вручную. И риск сделать ошибку увеличивается с каждым нажатием клавиши. Поскольку компьютерные клавиатуры не исчезнут в ближайшее время, ошибки ввода данных устранить невозможно. Однако их можно уменьшить.
  По возможности избегайте бумажных счетов. Попросите поставщиков отправлять счета в электронном виде, например, в формате XML, чтобы их можно было импортировать непосредственно в вашу систему бухгалтерского учета. Для поставщиков, у которых нет этих возможностей, рассмотрите возможность приобретения специального сканера с программным обеспечением для оптического распознавания символов.
  Затем прекратите использовать электронные таблицы для управления распределениями, амортизацией и другими расчетами. Конечно, они удобны и относительно просты в использовании, но данные электронных таблиц по-прежнему необходимо вводить в вашу систему бухгалтерского учета вручную, что не только увеличивает риск ошибок, но и требует времени.
• 4. Упростите план счетов. Раздутый корпоративный план счетов предполагает ошибки. В то время как бухгалтер, проработавший десятилетиями в одной компании, может запомнить сотни различных кодов счетов и все их сочетания, большинство людей не могут.
  Ошибки кодирования могут происходить не каждый день, но они случаются и, вероятно, чаще, чем кто-либо думает. И чем больше количество ежемесячных транзакций, тем значительнее становятся эти случайные ошибки. Уровень ошибок 0,5% не имеет большого значения, когда выполняется всего 1000 транзакций. Однако при 10 000 это означает, что 50 транзакций разнесены неправильно. На исправление такого количества ошибок уйдут часы, даже если кто-то заметит ошибки.
  Конечно, план счетов компании становится сложным не беспричинно – обычно потому, что бизнесу необходимо отслеживать операционные показатели, а система бухгалтерского учета – единственный способ сделать это. Итак, прежде чем можно будет очистить план счетов, вам нужно найти другой способ отслеживать производительность.
• 5. Улучшите доступ к информации. Ожидание информации из других отделов – частый источник разочарований и задержек. Например, чтобы закрыть бухгалтерские счета, бухгалтерия должна знать, какой доход был получен. Это требует сбора данных от отдела продаж, управления проектами, отдела поставок и всех остальных, кто влияет на доход. Им также может потребоваться информация об основных средствах, запасах или другие данные для отчетности.

  Если у сотрудников, которые заняты бухгалтерским учетом, нет доступа к системам, в которых хранится эта информация, что случается крайне редко, им приходится полагаться на своих коллег, чтобы получить обновленные данные. Однако менеджеры в других подразделениях организации не всегда разделяют мнение команды бухгалтеров о срочности или внимании к деталям. Информация часто поступает в последний момент, требует уточнения или является неполной.

• 6. Автоматизируйте консолидацию внутри компании. Управлять процессом закрытия еще сложнее для компаний с дочерними предприятиями, особенно если приходится иметь дело с несколькими ERP системами (Enterprise Resource Planning – планирование ресурсов предприятия) или системами бухгалтерского учета. Процесс закрытия не может быть завершен на корпоративном уровне, пока каждая дочерняя компания не закроет свои собственные бухгалтерские счета. Затем данные от каждого из этих предприятий должны быть объединены, приведены в общий формат и сопоставлены с правильными областями, чтобы обеспечить точную отчетность. Операции внутри компании также должны быть идентифицированы и исключены. Только после этого материнская компания сможет завершить закрытие собственных бухгалтерских счетов и получить консолидированные финансовые результаты.

  Процесс консолидации внутри компании – безусловно, самый сложный и трудоемкий аспект бухгалтерского цикла. Часто это делается вручную с использованием электронных таблиц. Опять же, электронные таблицы – не лучший способ управлять сложными вычислениями. Они также не подходят для работы с большими объемами данных и, что более важно, не обеспечивают запись изменений данных или формул. Если допущены ошибки, то электронную таблицу нельзя будет проверить, чтобы выяснить, что пошло не так.

NetSuite ускоряет процесс закрытия

Модуль Управление финансами NetSuite (NetSuite Financial Management module) помогает ускорить процесс закрытия за счет автоматизации ручных задач, уменьшения зависимости от электронных таблиц и улучшения потока информации в организации.

Интеллектуальная автоматизация поддерживает более частую сверку счетов с использованием банковских данных в реальном времени. Применяя комбинацию анализа на основе правил с машинным обучением, NetSuite сравнивает банковские транзакции с внутренними записями, автоматически создавая записи журнала для отсутствующих транзакций и отмечая потенциальные ошибки для изучения и исправления. Вместо того, чтобы часами изучать тысячи транзакций, сотрудники теперь могут сосредоточиться на исключениях. И со временем, по мере того как система учится выявлять ошибки с большей точностью, процесс сверки становится еще более эффективным.

С NetSuite бухгалтерская организация может перестать полагаться на электронные таблицы для выполнения сложных вычислений, таких как начисления и учет поступлений. А для компаний, состоящих из нескольких, NetSuite автоматизирует учет внутри компаний и консолидацию. Управление этими процессами в системе бухгалтерского учета, вместо использования различных инструментов, экономит время и снижает риск ошибок.

NetSuite также помогает уменьшить количество ошибок, устраняя сложные коды счетов. Вместо того, чтобы использовать план счетов для оперативной отчетности, отдельные транзакции помечаются оперативно значимыми деталями, такими как отдел или местонахождение. Эти теги, известные как финансовые аналитики, затем можно использовать для группировки и фильтрации данных для отчетов. Подобные финансовые аналитики не только упрощают план счетов, они также расширяют тип и количество данных, которые можно отслеживать.

Наконец, унифицированная платформа управления бизнесом NetSuite объединяет бухгалтерию, продажи, склады и другие отделы, обеспечивая единый источник данных, который устраняет препятствия, разочарования и задержки, вызванные хранением информации в разрозненных отделах. В совокупности эти возможности дают компаниям инструменты для ускорения процесса закрытия, помогая обеспечить точное и своевременное выполнение задач.

Компания Kertios Consulting более десяти лет помогает своим клиентам на российском рынке с разработкой и автоматизацией различных бизнес-процессов, в т.ч. процессов закрытия периода с помощью системы Oracle NetSuite.

Узнайте больше о:

• Oracle NetSuite как о лидере в отчетах FORRESTER WAVE среди решений для предприятий сферы предоставления услуг и дистрибуции
• Преимуществах Oracle NetSuite для компаний, осваивающих зарубежные рынки
• Наших предложениях по внедрению Oracle NetSuite

Нам важно Ваше мнение! Свяжитесь с нами и поделитесь впечатлением от данной статьи и/или задайте дополнительные вопросы, на которые представители компании Kertios с радостью ответят.