Как проходит проект по внедрению системы управления персоналом?
- Мар 01, 2021
- By Frederic Glenat
- In HCM, Kertios
- Комментарии к записи Как проходит проект по внедрению системы управления персоналом? отключены
Система управления персоналом представляет собой информационное решение, которое позволяет управлять всеми операционными процессами в сфере человеческих ресурсов. Различные функциональные области автоматизируются с помощью независимых, но идеально совместимых модулей системы управления персоналом. Они используют общую базу данных, которая гарантирует единство информации. На приведенной ниже схеме показан пример модели управления данными с использованием различных информационных систем в сравнении с единой системой управления персоналом.
Чаще всего внедрение системы управления персоналом – это проект, в котором участвуют как как ключевые пользователи (со стороны заказчика), так и внешний поставщик услуг, который сопровождает их на протяжении всего процесса работы с системой вплоть до её ввода в эксплуатацию. В процессе внедрения можно выделить следующие этапы:


Целью этого этапа является определение объема проекта, создание и утверждение детального плана, а также подготовка проектной команды.
Возможные задачи данной фазы проекта:
- Определение сроков для успешной реализации проекта;
- Определение приоритетов и порядка внедрения модулей системы управления персоналом;
- Создание подробного плана проекта, в котором будет задокументирована каждая конкретная задача при внедрении системы;
- Выявление желаемых показателей улучшения бизнеса;
- Разработка детальной архитектуры решения;
- Утверждение всех членов проектной команды, как со стороны интегратора, так и со стороны клиента, включая руководящий комитет, проектных менеджеров, ключевых пользователей, экспертов, технических специалистов и т.д.
Основными результатами данного этапа должны стать:
- Презентация для запуска проекта в которой будут точно определены все выше обозначенные задачи;
- Детальная архитектура решения (опционально);
- Утверждённый план проекта по фазам.
Основную роль на данном этапе как правило играют следующие факторы успешности проекта:
- Вовлеченность со стороны руководства;
- Принятие и поддержка проекта на всех уровнях организации;
- Общее понимание целей, сроков, результатов и рисков проекта;
- Увеличение эффективности бизнес-процессов заказчика в результате проекта.

Цель этого этапа – определить основные требования, правила и особенности бизнес требований, которые будут охватываться целевым решением.
Основные задачи фазы Анализа и дизайна:
- Преднастройка системы и создание прототипа будущего решения;
- Сбор детальных требований;
- Проведение демонстрационных (CRP) сессий и семинаров с ключевыми пользователями с использованием библиотеки стандартных бизнес-процессов по управлению персоналом;
- Осуществление анализа расхождений между требованиями заказчика и возможностями системы управления персоналом;
- Определение решений по данным расхождениям (разработка, обходные пути, изменения в бизнес-процессах и т.д.);
- Список требований к технической части системы: отчеты, интерфейсы и т.д.;
- Стратегия и дизайн миграции данных;
- Функциональный дизайн и технические характеристики системы.
Среди главных результатов данной фазы можно выделить:
- Детальный список требований, утверждённый заказчиком;
- Таблица с анализом расхождений и рекомендациями по тем требованиям, которые не могут быть реализованы с применением стандартного функционала системы;
- Схемы целевых бизнес-процессов, согласованные и утверждённые заказчиком;
- Стратегия миграции данных (опционально).
Ключевые факторы успешности проекта на данной фазе:
- Активное участие ключевых пользователей и заинтересованных сторон в определении и согласовании требований;
- Использование лучших мировых практик в разработке дизайна решения и согласовании будущих бизнес-процессов.

Этап реализации – это ключевая фаза проекта, основной целью которой является полноценная настройка системы по ранее утверждённым требованиям.
Данный этап подразумевает:
- Основную настройку решения, включающую организационную структуру, процессы утверждений и нотификаций, настройку ролей доступа, конфигурацию утверждённых бизнес-процессов и т. д.;
- Реализацию специфических особенностей, которые были определены, как важные требования для компании, но не являлись частью стандартного функционала в системе;
- Интеграцию системы управления персоналом с прочими решениями, использующимися у заказчика;
- Настройку аналитических отчётов;
- Согласование функциональной системы с пользователями в ходе дополнительных рабочих встреч (CRP2/3) перед переходом к фазе тестирования;
- Подготовка к следующей фазе проекта, в особенности к обучению пользователей и проведению приёмочного пользовательского тестирования.
Основными результатами данной фазы проекта являются:
- Настроенная среда разработки (DEV) системы управления персоналом;
- Список всех настроек, реализованных консультантами при внедрении системы управления персоналом;
- Успешно реализованная миграция данных на среде разработки (DEV);
- Разработанные аналитические отчёты и дашборды;
- Разработанные интерфейсы между системой управления персоналом и текущими решениями заказчика;
- Стратегия обучения (опционально);
- Стратегия тестирования (опционально).
Одними из самых важных факторов успешности фазы реализации являются:
- Точно определённые требования, утверждённые в ходе предыдущей фазы проекта;
- Активная поддержка интегратора системы управления персоналом со стороны вендора;
- Доступность ключевых пользователей на протяжении всего построения решения;
- Контроль за соблюдением сроков и бюджетом проекта.

Основная цель данной фазы – проведение приёмочного тестирования и утверждение системы ключевыми пользователями перед запуском в эксплуатацию.
На данном этапе реализуются следующие задачи:
- Перенос настроек на среду тестирования;
- Проведение интеграционного и внутреннего тестирования командой консультантов интегратора;
- Организация и проведение обучения для ключевых пользователей, которые затем смогут проводить приёмочное тестирование на конкретных случаях из реальной практики и обучать конечных пользователей;
- Организация приёмочного тестирования: подготовка тестовых материалов, подробных тестовых сценариев;
- Проведение пользовательского приёмочного тестирования при поддержке интегратора;
- Исправление ошибок и донастройка системы в соответствии с результатами тестирования;
- Подписание соглашения о готовности системы к запуску.
Главные результаты данной фазы:
- Обучающие материалы и руководство пользователя предоставлены ключевым пользователям заказчика;
- Ключевые пользователи обучены и могут самостоятельно реализовывать основные бизнес-процессы в системе;
- Подготовлены и утверждены тестовые сценарии для приёмочного тестирования;
- Успешно проведено пользовательское приёмочное тестирование;
- Все выявленные ошибки в системе устранены и при необходимости сделаны требующиеся донастройки;
- Подписано соглашение о готовности системы к запуску.
Ключевые факторы успешности данной фазы:
- Получение необходимых навыков сотрудниками компании, чтобы иметь возможность самостоятельно использовать и поддерживать новое решение.
- Активное участие ключевых пользователей в разработке сценариев тестирования, чтобы иметь возможность проверить систему на всех самых специфических кейсах заказчика.

Целью данной фазы является запуск системы в эксплуатацию, для чего реализуются следующие задачи:
- Разработка стратегии ввода системы в эксплуатацию;
- Перенос ранее утверждённых настроек в производственную среду (PROD), которая будет использоваться после запуска;
- Тестирование интегратором настроек на производственной среде;
- Миграция данных на производственную среду;
- Обучение конечных пользователей с использованием учебных материалов, предоставленных интегратором (обычно реализуется ключевыми пользователями при поддержке интегратора);
- Коммуникация сотрудникам заказчика о вводе системы в эксплуатацию;
- Запуск новой системы и начало её использования сотрудниками компании.
Основные результаты:
- Система готова к использованию всеми сотрудниками компании;
- Обучены конченые пользователи;
- Финальная презентация с итогами проекта и рекомендациями интегратора.
На фазе запуска проекта можно выделить следующие факторы успешности:
- Особый контроль со стороны руководства проекта;
- Активные коммуникации в рамках компании заказчика и информирование всех сотрудников о результатах проекта.

Фаза поддержки обычно состоит из двух этапов:
- Гарантийная поддержка после запуска системы для её стабилизации (1-3 месяца), являющаяся частью общего предложения Вашего интегратора;
- Техническая поддержка в течение одного года в рамках отдельного договора с интегратором.
На всех этапах проекта должен быть реализован процесс управления изменениями для обеспечения непрерывной работы и предотвращения потенциальных рисков, который основывается на следующих принципах:
- Вовлечение сотрудников заказчика с первых фаз проекта, что позволит им проще освоить новую систему;
- Детальный анализ изменений с описанием трансформации процессов и ролей
- Постоянные коммуникации между всеми участниками проекта.
Кроме того, важнейшим направлением на протяжении всего проекта по внедрению системы управления персоналом является управление проектом, которое должно включать в себя следующие составляющие:
- Проведение еженедельных проектных комитетов и подготовка статуса проекта с описанием прогресса за прошедший период, основными текущими задачами, определением потенциальных рисков и т.д.
- Еженедельный контроль бюджета проекта для выявления выхода за рамки утверждённой трудоёмкости проекта (в человеко-днях);
- Организация управляющих комитетов для руководства (раз в месяц) для решения приоритетных вопросов на более высоком уровне.
Kertios Consulting помогает своим клиентам воплощать описанные решения, повышающие эффективность их процессов. Мы поддержим Вас в выборе решений, изучении возможностей и разработке технико-экономических обоснований, в проведении тендеров, разработке и согласовании процессов, а также в создании прототипов, определении рамок проекта и реализации полномасштабного внедрения систем управления персоналом.