Система управления персоналом представляет собой информационное решение, которое позволяет управлять всеми операционными процессами в сфере человеческих ресурсов. Различные функциональные области автоматизируются с помощью независимых, но идеально совместимых модулей системы управления персоналом. Они используют общую базу данных, которая гарантирует единство информации. На приведенной ниже схеме показан пример модели управления данными с использованием различных информационных систем в сравнении с единой системой управления персоналом.

Чаще всего внедрение системы управления персоналом – это проект, в котором участвуют как как ключевые пользователи (со стороны заказчика), так и внешний поставщик услуг, который сопровождает их на протяжении всего процесса работы с системой вплоть до её ввода в эксплуатацию. В процессе внедрения можно выделить следующие этапы:

Целью этого этапа является определение объема проекта, создание и утверждение детального плана, а также подготовка проектной команды.

Возможные задачи данной фазы проекта:

• Определение сроков для успешной реализации проекта;
• Определение приоритетов и порядка внедрения модулей системы управления персоналом;
• Создание подробного плана проекта, в котором будет задокументирована каждая конкретная задача при внедрении системы;
• Выявление желаемых показателей улучшения бизнеса;
• Разработка детальной архитектуры решения;
• Утверждение всех членов проектной команды, как со стороны интегратора, так и со стороны клиента, включая руководящий комитет, проектных менеджеров, ключевых пользователей, экспертов, технических специалистов и т.д.

Основными результатами данного этапа должны стать:

• Презентация для запуска проекта в которой будут точно определены все выше обозначенные задачи;
• Детальная архитектура решения (опционально);
• Утверждённый план проекта по фазам.

Основную роль на данном этапе как правило играют следующие факторы успешности проекта:

• Вовлеченность со стороны руководства;
• Принятие и поддержка проекта на всех уровнях организации;
• Общее понимание целей, сроков, результатов и рисков проекта;
• Увеличение эффективности бизнес-процессов заказчика в результате проекта.

Цель этого этапа – определить основные требования, правила и особенности бизнес требований, которые будут охватываться целевым решением.

Основные задачи фазы Анализа и дизайна:

• Преднастройка системы и создание прототипа будущего решения;
• Сбор детальных требований;
• Проведение демонстрационных (CRP) сессий и семинаров с ключевыми пользователями с использованием библиотеки стандартных бизнес-процессов по управлению персоналом;
• Осуществление анализа расхождений между требованиями заказчика и возможностями системы управления персоналом;
• Определение решений по данным расхождениям (разработка, обходные пути, изменения в бизнес-процессах и т.д.);
• Список требований к технической части системы: отчеты, интерфейсы и т.д.;
• Стратегия и дизайн миграции данных;
• Функциональный дизайн и технические характеристики системы.

Среди главных результатов данной фазы можно выделить:

• Детальный список требований, утверждённый заказчиком;
• Таблица с анализом расхождений и рекомендациями по тем требованиям, которые не могут быть реализованы с применением стандартного функционала системы;
• Схемы целевых бизнес-процессов, согласованные и утверждённые заказчиком;
• Стратегия миграции данных (опционально).

Ключевые факторы успешности проекта на данной фазе:

• Активное участие ключевых пользователей и заинтересованных сторон в определении и согласовании требований;
• Использование лучших мировых практик в разработке дизайна решения и согласовании будущих бизнес-процессов.

Этап реализации – это ключевая фаза проекта, основной целью которой является полноценная настройка системы по ранее утверждённым требованиям.

Данный этап подразумевает:

• Основную настройку решения, включающую организационную структуру, процессы утверждений и нотификаций, настройку ролей доступа, конфигурацию утверждённых бизнес-процессов и т. д.;
• Реализацию специфических особенностей, которые были определены, как важные требования для компании, но не являлись частью стандартного функционала в системе;
• Интеграцию системы управления персоналом с прочими решениями, использующимися у заказчика;
• Настройку аналитических отчётов;
• Согласование функциональной системы с пользователями в ходе дополнительных рабочих встреч (CRP2/3) перед переходом к фазе тестирования;
• Подготовка к следующей фазе проекта, в особенности к обучению пользователей и проведению приёмочного пользовательского тестирования.

Основными результатами данной фазы проекта являются:

• Настроенная среда разработки (DEV) системы управления персоналом;
• Список всех настроек, реализованных консультантами при внедрении системы управления персоналом;
• Успешно реализованная миграция данных на среде разработки (DEV);
• Разработанные аналитические отчёты и дашборды;
• Разработанные интерфейсы между системой управления персоналом и текущими решениями заказчика;
• Стратегия обучения (опционально);
• Стратегия тестирования (опционально).

Одними из самых важных факторов успешности фазы реализации являются:

• Точно определённые требования, утверждённые в ходе предыдущей фазы проекта;
• Активная поддержка интегратора системы управления персоналом со стороны вендора;
• Доступность ключевых пользователей на протяжении всего построения решения;
• Контроль за соблюдением сроков и бюджетом проекта.

Основная цель данной фазы – проведение приёмочного тестирования и утверждение системы ключевыми пользователями перед запуском в эксплуатацию.

На данном этапе реализуются следующие задачи:

• Перенос настроек на среду тестирования;
• Проведение интеграционного и внутреннего тестирования командой консультантов интегратора;
• Организация и проведение обучения для ключевых пользователей, которые затем смогут проводить приёмочное тестирование на конкретных случаях из реальной практики и обучать конечных пользователей;
• Организация приёмочного тестирования: подготовка тестовых материалов, подробных тестовых сценариев;
• Проведение пользовательского приёмочного тестирования при поддержке интегратора;
• Исправление ошибок и донастройка системы в соответствии с результатами тестирования;
• Подписание соглашения о готовности системы к запуску.

Главные результаты данной фазы:

• Обучающие материалы и руководство пользователя предоставлены ключевым пользователям заказчика;
• Ключевые пользователи обучены и могут самостоятельно реализовывать основные бизнес-процессы в системе;
• Подготовлены и утверждены тестовые сценарии для приёмочного тестирования;
• Успешно проведено пользовательское приёмочное тестирование;
• Все выявленные ошибки в системе устранены и при необходимости сделаны требующиеся донастройки;
• Подписано соглашение о готовности системы к запуску.

Ключевые факторы успешности данной фазы:

• Получение необходимых навыков сотрудниками компании, чтобы иметь возможность самостоятельно использовать и поддерживать новое решение.
• Активное участие ключевых пользователей в разработке сценариев тестирования, чтобы иметь возможность проверить систему на всех самых специфических кейсах заказчика.

Целью данной фазы является запуск системы в эксплуатацию, для чего реализуются следующие задачи:

• Разработка стратегии ввода системы в эксплуатацию;
• Перенос ранее утверждённых настроек в производственную среду (PROD), которая будет использоваться после запуска;
• Тестирование интегратором настроек на производственной среде;
• Миграция данных на производственную среду;
• Обучение конечных пользователей с использованием учебных материалов, предоставленных интегратором (обычно реализуется ключевыми пользователями при поддержке интегратора);
• Коммуникация сотрудникам заказчика о вводе системы в эксплуатацию;
• Запуск новой системы и начало её использования сотрудниками компании.

Основные результаты:

• Система готова к использованию всеми сотрудниками компании;
• Обучены конченые пользователи;
• Финальная презентация с итогами проекта и рекомендациями интегратора.

На фазе запуска проекта можно выделить следующие факторы успешности:

• Особый контроль со стороны руководства проекта;
• Активные коммуникации в рамках компании заказчика и информирование всех сотрудников о результатах проекта.

Фаза поддержки обычно состоит из двух этапов:

• Гарантийная поддержка после запуска системы для её стабилизации (1-3 месяца), являющаяся частью общего предложения Вашего интегратора;
• Техническая поддержка в течение одного года в рамках отдельного договора с интегратором.

На всех этапах проекта должен быть реализован процесс управления изменениями для обеспечения непрерывной работы и предотвращения потенциальных рисков, который основывается на следующих принципах:

• Вовлечение сотрудников заказчика с первых фаз проекта, что позволит им проще освоить новую систему;
• Детальный анализ изменений с описанием трансформации процессов и ролей
• Постоянные коммуникации между всеми участниками проекта.

Кроме того, важнейшим направлением на протяжении всего проекта по внедрению системы управления персоналом является управление проектом, которое должно включать в себя следующие составляющие:

• Проведение еженедельных проектных комитетов и подготовка статуса проекта с описанием прогресса за прошедший период, основными текущими задачами, определением потенциальных рисков и т.д.
• Еженедельный контроль бюджета проекта для выявления выхода за рамки утверждённой трудоёмкости проекта (в человеко-днях);
• Организация управляющих комитетов для руководства (раз в месяц) для решения приоритетных вопросов на более высоком уровне.

Kertios Consulting помогает своим клиентам воплощать описанные решения, повышающие эффективность их процессов. Мы поддержим Вас в выборе решений, изучении возможностей и разработке технико-экономических обоснований, в проведении тендеров, разработке и согласовании процессов, а также в создании прототипов, определении рамок проекта и реализации полномасштабного внедрения систем управления персоналом.