Как выбрать оптимальную ERP систему: главное, что нужно знать

ERP (англ. Enterprise Resource Management — Управление ресурсами предприятия) система представляет собой тип программного обеспечения, предназначенного для интегрированного управления основными бизнес-процессами компании. Стратегия компании вместе с ERP системой являются базой для достижения краткосрочных и долгосрочных целей компании.

В настоящее время, в том числе и в связи с пандемией, запросы к бизнесу меняются. Повышаются требования к гибкости, доступности к сервисам и товарам из мобильных приложений. Появляются новые вызовы. В этих условиях роль ERP системы значительно вырастает. Система позволяющая быстро перестраивать бизнес-процессы в соответствии с новыми требованиями, легко расширить функционал добавлением новых модулей будет помогать компании достигать бизнес-целей.

Выбор ERP системы для предприятия, это очень сложный процесс, в котором сталкиваются интересы многих групп людей. В данной статье мы более подробно остановимся на выборе ERP по следующим критериям:

  1. ERP или Расширенная ERP система;
  2. Облачное решение или развертывание на ресурсах предприятия;
  3. Какие функциональные области являются критичными для бизнеса компании;
  4. Локальный или Глобальный поставщик решения;
  5. Стандартные бизнес-процессы и гибкая настройка;
  6. Стоимость владения;
  7. Демонстрации системы и визиты в компании, где выбираемая система уже работает.

Основная цель этой статьи не столько в том, чтобы ответить, что «хорошо», а что «плохо», а в том, чтобы поставить правильные вопросы.

1. ERP или Расширенная ERP система?

Традиционно, мы считаем, что ERP состоит из следующих функциональных блоков:

  • Закупки (Procurement)
  • Управление запасами (Inventory Management)
  • Производство (Manufacturing)
  • Бухгалтерский учет и финансы (Accounting and Finance)
  • Продажи (Sales and Distribution)
  • Средства для анализа (Business Intelligence (BI))

Однако, ведущие поставщики ERP систем предлагают расширенную функциональность, например:

  • Казначейство (Banks and Treasury)
  • Средства для консолидации и сверки (Consolidation)
  • Бюджетирование (Budgeting)
  • Управление недвижимостью (Real Estate)
  • Расширенная функциональность управления проектами (Project management)
  • и другие.

Расширенная функциональность базируется на основных модулях:

Преимущество предлагаемых поставщиком дополнительных функциональных модулей состоит в том, что они хорошо интегрированы с основной функциональностью ERP системы. В то время как дополнительная функциональность от сторонних поставщиков может потребовать значительных усилий на интеграцию.

 

Имеет смысл выяснить, какие из требуемых расширений предлагаются поставщиками. Возможно, ERP и его расширения от одного поставщика будут лучше отвечать требованиям бизнеса, чем программное обеспечение от разных поставщиков.

2. Облачное решение или развертывание на ресурсах предприятия?

Одним из первых вопросов, который мы рекомендуем рассмотреть при выборе ERP системы, это будет ли решение построено на облачных технологиях или нет.

Облачная ERP — это программное обеспечение как услуга (SaaS), которое позволяет пользователям получать доступ к программному обеспечению планирования ресурсов предприятия (ERP) через Интернет. Облачные ERP обычно имеет гораздо более низкие первоначальные затраты, потому что вычислительные ресурсы арендуются на месяц, а не приобретаются напрямую и обслуживаются на месте. Облачная ERP также дает компаниям доступ к своим критически важным для бизнеса приложениям в любое время из любого места.

 On-premise – размещение программного обеспечения на собственных ресурсах предприятия.

 Если будут использоваться облачные технологи, то, где они будут расположены, на сторонних Дата центрах или локально на предприятии. Так же важно решить, будет ли использоваться полностью ERP система как услуга, только платформа как услуга, или же инфраструктура как услуга. Каждый из этих подходов имеет свои особенности, но в данной статье под облачным решением мы понимаем использование ERP системы как услуги.

Ответы на поставленные ниже вопросы помогут определить, какое решение больше подходит для компании:

  • Есть ли бюджет на покупку, установку, наладку оборудования и программного обеспечения?
  • Есть ли необходимость иметь серверы в собственности, если да, то, где предполагается их размещать, есть ли серверное помещение?
  • Предполагается ли, что требования к мощности оборудования будут сильно меняться с течением времени?
  • Предполагается использовать серверы только для ERP системы или в будущем планируется развернуть другие системы с использованием общей инфраструктуры и технологий (прежде всего, сетевых)?
  • Владеет ли компания ресурсами по обслуживанию серверов или нет? Если нет, то собирается ли нанимать сотрудников или планирует воспользоваться услугами сторонних компаний?
  • Есть ли у компании необходимость хранить на персональные данные в ERP системе?
  • Есть ли специальные требования к безопасности данных, например, запрет доступа к интернету?

Ниже, мы, приводим некоторые плюсы и минусы обоих подходов.

Облачные технологии:

ЗАПРОТИВ
Сравнительно небольшие капитальные вложенияНеобходимость постоянного соединения
Возможность гибко подстраивать производительность системы под требования бизнесаЕсть ограничения по программному обеспечению, которое можно разворачивать на «облаках» и предоставлять его пользователю
Нет потребности во многих технических специалистах, которые необходимы при обязательных при om-premise решенииКонфиденциальность данных, хранимых в публичных «облаках», вызывает споры, так как в настоящее время нет технологии, которая бы гарантировала 100% конфиденциальность данных
Регулярные обновления системы от вендора, не требующие специальных настроек со стороны клиентаУвеличение стоимости владения облачной системой по мере увеличения бизнеса.
Мобильность решения, возможность использования где угодно и когда угодно.

On-premise решения (на ресурсах предприятия):

ЗАПРОТИВ
Нет необходимости выхода в Интернет (может положительно влиять на защиту информации)Необходимость покупки оборудования программного обеспечения
Контроль над физическим оборудованиемВозможны сложности с увеличением производительности оборудования при увеличении нагрузки (масштабирование)
Нет ограничений на использование мощностей оборудованияНеобходимость организации серверного помещения, резервного копирования, коммуникаций, сетевой и другой защиты)

 

По отношению к облачным технологиям, системы можно разделить на:

  • Полностью облачные, например Fusion, NetSuite;
  • Частично облачные, например SAP HANA;
  • Способные работать в облаке, используя платформу, например JDE, 1C.

Принятие решения по этому вопросу на ранней стадии позволит сузить поиск и определить критерии выбора.

3. Какие функциональные области являются критичными для бизнеса компании?

К настоящему времени все передовые ERP системы содержат основную функциональность ERP: управление закупками, логистику, производство, учет и финансы, продажи, а также другие модули. Но, при этом, качество и глубина предоставляемой функциональности не одинаковая у различных систем для разных функциональных областей. Так, например, Oracle JD Edwards традиционно считается сильной при автоматизации производства, а Oracle eBusiness Suite содержит богатую функциональность по финансам.

Чтобы максимизировать эффект от внедрения новой системы, нужно рассмотреть, какие функциональные области ERP систем являются критичными для бизнеса компании. После чего сфокусироваться на тех системах, которые предоставляют наиболее богатый функционал в этих областях.

Важными для бизнеса возможностями ERP могут быть:

  • Доступность функционала с мобильных устройств для сотрудников, клиентов и поставщиков;
  • Наличие сильной функциональности по бизнес-аналитике

Ниже, мы предлагаем несколько вопросов, которые могут быть полезны для определения ключевых функциональных областей:

  • На решение каких вопросов тратится больше всего времени руководителями компании?
  • Чем больше всего недовольны клиенты и поставщики компании?
  • Что вносит наибольший вклад в задержку выполнения заказов?
  • И другие подобные вопросы

4. Локальный или Глобальный поставщик решения?

Локальные и Глобальные системы могут значительно различаться в предоставляемых функциях. Ниже представлены таблицы с параметрами, которые мы предлагаем рассмотреть при выборе системы.

  • Требуется ли одновременно вести учет в нескольких стандартах, например, по правилам российского бухгалтерского учета и международными стандартами финансовой отчетности?
  • Сколько одновременно работающих пользователей планируется иметь в системе, предполагается ли увеличение?
  • Какое количество подразделений планируется автоматизировать, предполагается ли увеличение?
  • Планируется ли расширение функциональности ERP системы в будущем?

Некоторые «За» и «Против» выбора локального и глобального поставщика решения приведены ниже.

Локальный поставщик:

ЗАПРОТИВ
Лучше учитываются требования местного законодательстваЧасто имеются ограничения по производительности при большом количестве сотрудников и подразделений
Меньшее время для развертыванияСложно организовать интерфейс с другими (иностранными) системами
Легче найти специалистов для поддержки

 

Консультанты часто занимаются «техническими» проблемы и редко имеют опыт управленческого консалтинга

Глобальный поставщик:

ЗАПРОТИВ
СтабильностьСтоимость владения может быть высокой
Способность интегрироваться с другими подразделениями интернациональной компанииСложность реализации требований местного законодательства
В решениях воплощен опыт многих стран (решение основано ну лучших мировых практиках)Обновления не всегда поспевают за изменением местного законодательства
Специалисты доступны на мировом рынке трудаТребование для госучреждений использовать локальные программные продукты
Доступ к другим продуктам и технологиям глобального вендораНеобходимость улучшения перевода на русский язык в некоторых случаях
Интегрированность с другими продуктами глобального поставщика

Также при рассмотрении вопроса какого поставщика выбрать, глобального или локального, следует иметь в виду требования закона о персональных данных.

5. Стандартные бизнес-процессы и гибкая настройка

Некоторые ERP системы предполагают, что в процессе внедрения бизнес-процессы будут построены в соответствии «шаблонами», обусловленными внутренней логикой системы. Отход от таких «шаблонов» может требовать дополнительную разработку, тестирование и так далее. В то время как другие системы позволяют более гибко настраивать систему под нужды компании используя только стандартные настройки.

В качестве примера можно рассматривать следующие системы:

  • SAP, 1C – имеют преднастроенные бизнес процессы;
  • JDE, Fusion – системы настраиваемые в соответствии с процессами.

Ни один из подходов не является универсальным. При выборе нужно оценить сильные и слабые стороны каждого из них. Вопросы ниже могут помочь в определении требований к системе:

  • Есть ли в компании бизнес-процессы, предполагающие использование системы каким-нибудь нестандартным образом?
  • Как в компании обрабатываются предварительная оплата от клиента и предварительная оплата поставщику?
  • Как в компании проводятся операции по возмещению НДС?

Далее в таблицах приведены плюсы и минусы обоих подходов.

Стандартные бизнес-процессы:

ЗАПРОТИВ
Применены лучшие практикиСложность в реализации требований, изменяющих встроенный процесс
Меньше усилий на фазе дизайна, меньше потенциальных ошибок в дизайнеНе всегда встроенные процессы подходят бизнесу
Проверенные решения

Гибко настраиваемые бизнес-процессы:

ЗАПРОТИВ
Возможность построить процесс под требования бизнеса компании, а также изменять его при изменении требованийНеобходимость более тщательного дизайна процессов и их тестирования

 

6. Стоимость владения

Термин “Совокупная стоимость владения” (TCO: Total Cost of Ownership) исследовательская компания Gartner определяет, как “всеобъемлющую оценку информационной технологии во времени”. Для ERP систем ТСО включает следующие затраты:

  • Покупка оборудования
  • Покупка программного обеспечения
  • Управление и поддержка
  • Коммуникации
  • Затраты на конечных пользователей
  • Предполагаемые затраты на простой
  • Тренинги
  • И прочие производственные затраты

Многие поставщики ERP систем и независимые компании предоставляют разного рода калькуляторы для расчета ТСО.

Компания Kertios использует собственную модель на пять лет, адаптированную для проектов по внедрению ERP систем. Ниже представлен ее упрощенный вид:

 

Вход.201920202021202220232024Всего
Внедрение

(без НДС)

na0XXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXX
Лицензииna0000000 
Амортизацияna0000000
ВнедрениеnaXXX XXX000000 
Амортизацияna0XXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXX
Внутренние расх.na0000000
Эксплуатация

(без НДС)

0XXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXX
Лицензии0XXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXX
Поддержка00000000
Инфраструктура00000000
Прибыли и УбыткиnaXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXX
Денежные средстваnaXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXX
Капитальные вложенияnaXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXXXXX XXX

Особенностью этой модели является то, что в ней разделяются стоимость внедрения и стоимость эксплуатации. Кроме того, рассчитывается влияние проекта на прибыли и убытки, движение денежных средств и капитальные вложения.

Хочется отметить, что на структуру ТСО сильно влияет выбор типа решения, облачная или на вычислительных ресурсах предприятия. Примеры показывают, что ТСО за первые пять лет могут быть в два раза меньше при облачном решении. Поэтому, важнейшим вопросом по совокупной стоимости внедрения является: развертывать ли ERP на вычислительных ресурсах предприятия или воспользоваться услугами поставщиков облачных решений.

7. Демонстрации системы и визиты в компании, где выбираемая система уже работает

Почти все поставщики ERP систем или их партнеры предоставляют возможность демонстрации системы.  На завершающих этапах выбора возможен показ либо стандартной функциональности, либо специально подготовленных примеров.

Такая демонстрация дает возможность оценить функциональные возможности системы, пользовательский интерфейс, возможно некоторые особенности настройки системы. Кроме того, это позволяет компанию, которая выполняет демонстрацию, как возможного будущего партнера для внедрения. Вопрос выбора партнера для внедрения будет рассмотрен в другой нашей статье.

Однако, не следует полностью полагаться на впечатления, полученные во время демонстрации. Вероятно, более надежным источником возможностей конкретной системы является посещение предприятия с похожим бизнесом, где эта система работает. Поставщики или партнеры по продаже систем, могут организовать такие визиты.

Приведенные ниже вопросы помогут получить более полную информацию о системе:

  • Что было автоматизировано? Что нет? Почему?
  • Какие задачи система выполняет хорошо, какие плохо?
  • Какие были ожидания от внедрения и исполнились ли они?
  • Как предполагается развивать систему?

Заключение

Выбор ERP системы – это сложный процесс, в котором необходимо учесть влияние множества факторов. Возможно, помощь внешних консультантов поможет избежать ошибок и выбрать оптимальную систему для решения задач предприятия.  Компания Kertios Consulting обладает опытом как помощи при выборе системы, так и внедрения. Мы прилагаем все усилия, чтобы наши клиенты были успешными.

0 91
Frederic Glenat